El secreto para llevar a cabo reuniones efectivas es comprender las posibles ineficiencias y concentrarlas antes de que se descontrolen. Con los cambios simples que te propusimos, ayuda a garantizar que en tu próxima reunión se dé un uso efectivo del tiempo para todos los involucrados.
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6. Envía la revisión de los "Materiales" antes de tiempo.
Ahora que tienes la agenda establecida y has invitado a las personas adecuadas, asegúrate de enviar los materiales de revisión necesarios con anticipación. Esto se relaciona con los asistentes que saben lo que se espera de ellos, por lo que se muestran preparados y listos para proporcionar información y tomar medidas.
7. Designa un moderador.
Asegúrate de que alguien sea el moderador para comenzar y finalizar la reunión a tiempo y dirigir la discusión de regreso a la agenda si se desvía. Es útil asignar a alguien que no sea el moderador como el tomador de minutos o notas. De esta forma, el moderador puede enfocarse en mantener el debate en movimiento, y el tomador de notas puede enfocarse en capturar los detalles clave.
8. Comienza en el tiempo y termine en el tiempo.
Si eres el organizador de la reunión, asegúrate de comenzar a tiempo, sin importar quién se retrase. Esto te ayudará a garantizar a apegarte al horario establecido para la agenda y respetar el tiempo de las otras personas que asisten a la reunión.
9. Captura puntos clave durante la reunión.
Asegúrate de que alguien se concentre en capturar puntos clave a lo largo de la reunión. Al designar a alguien que no sea el moderador, el tomador de notas puede enfocarse en lo que se está discutiendo e identificar elementos de acción para el seguimiento, quién es responsable de cada uno y cuándo. Los últimos 5 minutos de cada reunión deben guardarse para recapitular estos próximos pasos.
10. Envía un correo electrónico de seguimiento con elementos de acción después de la reunión.
Una vez que finaliza la reunión, el moderador debe revisar las notas tomadas y resumir los puntos clave decididos y los próximos pasos que se enviarán al grupo. Envía el correo electrónico de seguimiento, incluidos los elementos de acción, y luego asegúrate de comenzar la próxima reunión con elementos de acción de la reunión anterior.
Aunque estos consejos te ayudarán a mejorar la eficiencia de tus reuniones de trabajo, tener una forma más colaborativa y automatizada para administrar el proceso reducirá el tiempo que dedica a coordinar todos los detalles.
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