Durante la ejecución de proyectos, existen tres funciones fundamentales e interrelacionadas que en conjunto son clave para lograr un proyecto exitoso, pero que no significan lo mismo.
La Gerencia de Proyectos es la encargada de organizar, administrar y vigilar los recursos, bienes y conocimientos que intervienen en un proyecto, desde su generación, durante su ejecución y hasta su conclusión. La Gerencia vigila que los alcances del proyecto se cumplan en base a lo establecido, dentro del tiempo definido y con el menor costo posible, siempre en total coordinación con los equipos de Gestión y Administración del Proyecto.
La Gerencia de Proyectos en el ramo de la construcción gestiona la comunicación entre el inversionista de la obra, los equipos de ingeniería y la ejecución de la obra, con el objetivo de integrar, administrar y coordinar los recursos de la construcción para su mayor aprovechamiento. Adicionalmente se involucra en la elaboración de los proyectos arquitectónicos y de ingenierías, en la elaboración de propuestas económicas, en el análisis de costo-beneficio y en los servicios de ingeniería, sin dejar de lado la Gestión de la Calidad.
La Gestión de Proyectos es el proceso que se encarga de desarrollar las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto, asegurándose que éste cumpla con los requerimientos, alcances, especificaciones y sobre todo que se lleve a cabo en el tiempo requerido y dentro de los parámetros de costo que se establezcan.
Finalmente, la Administración de Proyectos es el adecuado uso de bienes, recursos, conocimientos y habilidades, para poder lograr el desarrollo óptimo del proyecto y alcanzar los objetivos planeados, para consecuentemente obtener mayores márgenes de utilidad y ganancia.
La Administración de Proyectos, dentro del ramo de la construcción, juega un papel importantísimo, ya que de ésta dependerá que la construcción se ejecute en base a lo detallado en el proyecto, vigilando que cumpla con los alcances, especificaciones, materiales, procedimientos constructivos, etc. y que no existan desviaciones en los tiempos de ejecución ni en el costo de la obra. En caso de que hubiese desviaciones, la Administración de Proyectos será la encargada de llevar a cabo acciones correctivas para mitigar tales desviaciones.
En consecuencia, debemos insistir en que el desarrollo de una buena Administración de un Proyecto depende directamente de una adecuada Gestión del mismo, así como de una buena coordinación por parte de la Gerencia de Proyectos; es por esto que muchas veces cometemos el desacierto de confundir los términos antes mencionados, dándoles el mismo significado.