La forma en que continuamente informamos sobre el estado de nuestros proyectos es clave para su éxito. Todo proyecto genera montañas de datos que hay que convertir en información.
Algunos ejemplos de estos datos son:
Los avances diarios de las actividades que hay que ejecutar.
Los issues que se han presentado en el proyecto.
Los cambios que hay que analizar, aprobar y realizar.
El análisis de estos datos debe convertirse en información útil para la toma de decisiones, y así conocer:
El impacto de los avances reales sobre la terminación del proyecto.
El resultado de los issues resueltos, pero sobre todo de los que están pendientes de resolver.
La afectación en tiempo y costo de los cambios aprobados.
¿Estás utilizando algún método para reportar el estado de tu proyecto?
¿Lo haces de manera tradicional o moderna?
Para conocer la respuesta, compara lo que haces hoy con los métodos que te presentamos a continuación.
1. Características del Método Tradicional
Los gerentes de proyecto utilizan diferentes sistemas, herramientas y mecanismos manuales para almacenar la información.
La dirección del proyecto o empresa demanda constantemente la entrega de reportes precisos y oportunos sobre el estado del proyecto.
Dedicas uno o dos días para localizar y ordenar los datos.
Tardas un par de días más para analizar los datos y convertirlos en información valiosa.
Generar reportes puede llevar tres o cuatro días adicionales, y normalmente es un “Powerpoint” con información estática.
El reporte se enfoca en lo que ya sucedió y no en lo que debe suceder en las próximas semanas.
Cuando entregas el reporte puede haber transcurrido más de una semana y ya no contiene información relevante, porque lo que sucede en una semana en la vida de un proyecto puede cambiarlo todo.
2. Características del Método Moderno
Los datos se almacenan en plataformas en la nube de forma ordenada y fácil de localizar.
Estos datos se convierten automáticamente en información dinámica y precisa.
La información se distribuye por medio de reportes automatizados con la frecuencia necesaria y se presenta en dashboards interactivos que muestran información en tiempo real.
La dirección del proyecto o empresa cuenta con información al instante y puede llegar a ella cuando la necesita; incluso solo pide información adicional por excepción.
En las reuniones de seguimiento de proyecto se discuten sólo los temas críticos navegando a la información pertinente, generando reportes y consultando dashboards en tiempo real.
Siempre se cuenta con información a futuro (el two week lookahead) que permite resolver situaciones antes de que se presenten.
La información no es otra cosa que datos refinados que permite entenderlos e interpretarlos para conocer su significado. Por otro lado, el conocimiento es la información relevante y objetiva que nos permite llegar a conclusiones y lecciones aprendidas que nos ayudarán a hacer las cosas mejor la próxima vez.
Los proyectos continuarán generando montañas de datos, así que es momento de cambiar al método “moderno” si no lo has hecho todavía.