A medida que las empresas buscan crecer vendiendo más, maximizando sus rendimientos e intentando reducir costos, se ha vuelto cada vez más común escuchar las palabras "eficiencia" y "eficacia", a menudo utilizadas indistintamente. Sin embargo, estos términos tienen significados diferentes. Dado que las innovaciones técnicas como la automatización hacen que escalar rápidamente, reducir esfuerzos manuales e impulsar la productividad de los equipos de trabajo sea ahora más fácil que nunca, comprender la distinción entre los dos y cómo cada uno puede ayudar a su organización a lograr más, nunca ha sido tan importante.
Hacer las cosas bien vs. hacer las cosas correctas
“La eficiencia es hacer las cosas bien; la eficacia es hacer las cosas correctas”, dijo Peter Drucker, a menudo reconocido como “el padre moderno de la administración”. Si bien mejorar la eficiencia significa hacer las cosas más rápido, utilizando menos recursos y en menos pasos operativos, la eficacia significa alinear el trabajo para poder alcanzar los objetivos corporativos de alto nivel, lo cual requiere adoptar un enfoque más centrado y estratégico. En otras palabras, una persona eficaz es aquella que logra un resultado satisfactorio de un proyecto o proceso de negocio. Una persona eficiente hace su trabajo rápidamente y utiliza menos recursos.
Tanto la eficiencia como la eficacia resultan de gran relevancia para poder desempeñar y concluir satisfactoriamente cualquier trabajo. Conseguir hacer las cosas bien empleando un mínimo de recursos es esencial para cualquier empresa que busque más rendimiento, calidad y resultados que superen las expectativas de sus clientes.
Impulsa la eficiencia, mejora la eficacia
Como ya vimos, aunque son conceptos diferentes, la eficacia y la eficiencia no se excluyen mutuamente. Al centrarse en crear las eficiencias adecuadas, las empresas pueden al mismo tiempo impulsar la eficacia de los equipos de trabajo. Encontrar este punto óptimo requiere de tres factores cruciales:
1. Estrategia
Si la eficacia se logra mediante la realización de mejoras en los procesos y operaciones correctos para lograr las metas organizacionales, entonces el primer paso es definir esas metas. En la planificación estratégica las empresas necesitan identificar sus objetivos específicos y crear una ruta para lograrlos. Dicha planificación debe formar la columna vertebral de todas las iniciativas corporativas y considerar la visión, las necesidades, los recursos y otros factores de la empresa. Las estrategias pueden ser a gran escala, abarcando toda la organización o desarrolladas para equipos y departamentos puntuales. Es importante que las estrategias a menor escala se alineen con los objetivos corporativos generales.
2. Métricas y KPIs correctos
Lógicamente medir la eficiencia es una tarea un poco más sencilla (menos horas trabajadas, menos costos y recursos invertidos etc.), que medir la eficacia de la realización del trabajo. La capacidad de cuantificar cualquier cosa, desde la cantidad de pasos que damos en un día hasta el valor exacto de un comentario o like que una publicación recibe en las redes sociales de la empresa, ha hecho que las organizaciones se concentren demasiado en los datos brutos y las métricas. No obstante, el hecho de que podemos medir todo no significa que debamos hacerlo: para generar un valor real, las empresas deben medir las cosas correctas.
La clave aquí es prestar la atención a las métricas correctas y utilizar los resultados obtenidos de manera significativa para el negocio. De hecho, lo que distingue a las empresas líderes no es tanto la cantidad de métricas que rastrean sino cómo las usan para atraer mejor a los clientes y, por lo tanto, crecer sus negocios. Para determinar qué métricas monitorear, pregúntate qué historia contará cada indicador. Los KPI exactos variarán según lo que deseas lograr, pero es importante encontrar aquellos que muestren si el trabajo que se está realizando está ayudando a su equipo y a su organización a alcanzar los objetivos.
3. Compromiso
Una vez que hayan decidido lo que quieren hacer y cómo sabrán si van por buen camino, el próximo desafío es el seguimiento continuo. Esto significa asegurarse de que todos comprendan los objetivos de la organización, su función y rol para lograrlos. Además, dentro de la organización debe existir el compromiso de empoderar a los equipos, incluyendo las herramientas que los empleados necesitan para dedicarse a las tareas productivas y medir su progreso, como el fácil acceso a proyectos y procesos, visualización de datos críticos en tiempo real, flujos de automatización de tareas repetitivas y monótonas. Adicionalmente será necesario realizar evaluaciones y refinamientos continuos a medida que vayan apareciendo nuevas herramientas tecnológicas capaces de facilitar el trabajo diario.
Naturalmente el sólo deseo de ser eficiente y de producir servicios y productos de alta calidad no es suficiente para lograr esa meta; es necesario contar con una estructura adecuada y capaz de cumplir con los requerimientos para formar la base para un negocio exitoso. En SYSTEC sabemos la gran relevancia que tiene la eficiencia y eficacia para cualquier negocio, por ello ofrecemos distintas soluciones tecnológicas que pueden ayudarles a lograr más. ¡Conócelas en www.systec.com.mx!
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