¿Sabías que en un proyecto de construcción se gastan en promedio 5.5 horas a la semana en la búsqueda de información?
En todo proyecto, la generación de documentos es una constante, y a medida que los proyectos se vuelven más grandes, la cantidad de datos también aumenta. En estas situaciones, el reto no es solo poder manejar los grandes volúmenes de información sino hacerlo de manera eficiente.
¿Por dónde empezar?
Los documentos no son más que la evidencia producida a lo largo del proyecto. Por lo tanto, mantenerlos actualizados y disponibles para todos los involucrados es un detalle que no se debe pasar por alto.
Aconex incluye un módulo para gestión documental que habilita a cada organización para administrar todos los documentos generados en un Registro de Documentos. Este registro te ofrece la posibilidad de centralizar archivos de todo tipo (planos, especificaciones, contratos) sin importar su tamaño.
Una vez que el documento ha sido registrado, todos los miembros de tu organización tendrán acceso para visualizarlo y utilizar la versión más reciente. No obstante, el módulo ofrece la posibilidad de marcar como confidenciales aquellos documentos que contengan información sensible, como, por ejemplo, estados financieros.
Como parte de la gestión, tienes la opción de categorizar tus documentos por Tipo. Esta estrategia de etiquetado te brinda la capacidad de realizar búsquedas y aplicar filtros específicos, lo que se traduce en un significativo ahorro de tiempo.
Además, como parte de sus funciones, Aconex permite la carga de varios documentos a través de un perfil de carga. Con esta característica, podrás registrar hasta 100 documentos y aplicar etiquetas de manera eficiente en una sola vez.
En caso de que necesites actualizar un documento, puedes reemplazar la versión existente por la nueva en Aconex. El sistema generará automáticamente el número de versión, el cual no puede ser modificado, y conservará las versiones previas en el registro de documentos. De esta manera, se evitan confusiones y el uso de documentos incorrectos.
¿Para quién está dirigido esté módulo?
Aunque todos los miembros de la organización y los involucrados en el proyecto pueden acceder a los documentos, el diseño de este módulo se enfoca en satisfacer las necesidades específicas de un perfil clave: el document controller.
Es el profesional encargado de gestionar y supervisar la documentación en un proyecto u organización. Su responsabilidad principal es garantizar que los documentos se almacenan, distribuyen y mantienen de manera eficiente y conforme a los requisitos establecidos.
El módulo ofrece herramientas y funcionalidades diseñadas específicamente para simplificar y mejorar el desempeño de estas tareas, optimizando así la gestión de documentos en un contexto más amplio donde múltiples usuarios pueden acceder y colaborar en los mismos.
En resumen, la gestión eficaz de documentos en proyectos de construcción es fundamental para ahorrar tiempo y recursos. Por esta razón, Aconex ofrece un módulo que centraliza, etiqueta y facilita el acceso a diversos tipos de documentos, aumentando la eficiencia y asegurando la confidencialidad de la información. Y tú, ¿qué esperas para implementarlo?
Ahora que ya conoces un poco más de esta herramienta, te invitamos a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/primavera-aconex, o bien a través de info@systec-construction.com, en donde atenderemos todas tus dudas.