El presupuesto de un proyecto es más que simplemente dinero, es un plan de gastos que te guía a través de la planificación, ejecución y entrega de tu proyecto. Por tanto, manejarlo de manera estratégica te ayudará a optimizar los costos y generar una ventaja competitiva.
¿Qué es el control de costos y cómo gestionarlo?
El control de costos es el proceso de estimar, asignar, identificar y gestionar los costos de un proyecto.
El objetivo de la gestión no es evaluar el desempeño del proyecto ya finalizado, sino más bien evaluar el desempeño de los costos mientras el proyecto está en marcha.
Esta gestión permitirá a tu organización conocer por adelantado los gastos del proyecto, logrando categorizar e identificar las áreas en las que el equipo está gastando más dinero.
Ahora bien, para poder monitorear de manera estratégica los costos, te recomendamos que utilices los siguientes métodos:
Planificación del presupuesto: Conoce los gastos necesarios para realizar tu proyecto como por ejemplo: insumos, materiales, mano de obra, equipos y/o maquinarias. Con este conocimiento podrás planificar el presupuesto, detallar las estimaciones de costos y asignar recursos de manera eficiente.
Estimación de los costos: Una vez que conoces todos los gastos, es el momento de trasladarlos a unidades monetarias. Estos podrán ser categorizados de acuerdo a la estructura de costos que maneje tu empresa. Esta estructura te permitirá hacer un ajuste constante y, por tanto, estimar el presupuesto final con mayor exactitud y en tiempo real.
Estimación del presupuesto: Estima tu presupuesto considerando la suma de los costos estimados calculados en el paso anterior. Esto junto con el calendario establecido para la realización del proyecto, te ayudará a obtener los costos generados en la ejecución de cada una de tus actividades.
Control de costos: Por último, recuerda que debes monitorear los gastos a medida que ocurren. Esto facilitará la toma de medidas correctivas si observas variaciones en los costos en tiempo real.
Una mala gestión de costos puede resultar en el fracaso del proyecto y traer muchas pérdidas, por esta y muchas otras razones, monitorear los costos es de suma importancia.
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