Encontrar personas talentosas y las herramientas adecuadas es fundamental para el éxito de una organización y Landmark Properties no es una excepción. Con sede en Athens, Georgia, el desarrollador y constructor de viviendas para estudiantes líder en el país estadounidense, siempre está buscando formas nuevas e innovadoras de mejorar.
Un área que Landmark Properties quería continuar mejorando era la entrega de proyectos. En particular, la compañía quería refinar la forma en que crean y administran los cronogramas, así como estandarizar los nuevos procesos en todos sus proyectos para optimizar las entregas.
La división de construcción de Landmark Properties está organizada en tres grupos: cabañas internas, urbanas internas y urbanas de terceros, cada una con diferentes enfoques y necesidades, pero con una visión común de brindar alojamiento para estudiantes de clase mundial.
Permitir que cada grupo aproveche sus diferentes fortalezas y, al mismo tiempo, mantener el objetivo de la empresa de estandarizar los procesos y las herramientas representó un desafío único.
Llevando la experiencia en programación a Landmark Properties
Landmark reclutó a Jeff Milo como su gerente senior de programación para reimaginar la programación para el grupo de construcción de la compañía. Con más de 28 años de experiencia en la industria, Milo es el presidente del subcomité de planificación y programación de la Asociación Estadounidense de Ingeniería de Costos (AACE), que recomienda herramientas de programación, planificación y control de costos para la industria.
Milo comenzó a usar el núcleo DOS de Primavera Project Planner como un nuevo graduado universitario a principios de la década de 1990. Se trasladó a Primavera Project Planner P3 antes de progresar a Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) durante su carrera.
Los miembros del equipo de Oracle conocieron a Milo y crearon una asociación especial mientras desarrollaban la solución de planificación y programación de proyectos y carteras, Oracle Primavera Cloud. El equipo de Construcción e Ingeniería de Oracle escuchó de primera mano las prioridades funcionales de Milo, quien compartió su lista de deseos tras décadas de experiencia y uso del sistema.
Landmark está logrando grandes resultados
Oracle Primavera Cloud admite en la configuración crear múltiples vistas estándar que se pueden usar repetidamente, lo que permite a los usuarios crear previsiones completas en dos, cuatro o seis semanas en solo unos minutos. “Simplemente presionamos imprimir”, dice Milo.
Para los informes, los usuarios solo necesitan configurarlos una vez utilizando la solución de planificación y programación de Oracle. En el pasado, los informes debían configurarse cada vez y no había fechas continuas. Landmark Construction tuvo que establecer nuevos períodos de tiempo cada semana, lo que tomó unos minutos para cada informe.
Los usuarios pueden volver a crear fácilmente una vista en Oracle Primavera Cloud configurándola a nivel de organización, proyecto o personal, lo que incluye imprimir o compartir la vista para generar informes. La función de vista previa de impresión también se ha mejorado considerablemente. Todo se puede ver y actualizar en una pantalla, como título, bloque, escala de tiempo, etc.
“Éste informe es hasta tres o cuatro veces más rápido que nuestro proceso anterior. Ahorramos este tiempo dos veces por semana y en todos los proyectos activos ”, dice Milo.
La solución de Oracle también está comenzando a ayudar en el proceso de traspaso y la comunicación entre los departamentos internos y los socios externos. Los procesos se ejecutan sin problemas con toda la información ahora consolidada en un sistema central.
Mejor comunicación y coordinación
La comunicación entre los equipos de diseño, construcción y operaciones de Landmark Properties ha mejorado debido al fácil acceso a la herramienta de programación de la construcción y la coordinación entre los horarios de la empresa y su programa de control de calidad.
Landmark Properties está utilizando la herramienta de Oracle para mejorar todo su Programa de Gestión de Calidad en todos los proyectos. La visibilidad de todas las partes aumenta al colaborar en un sistema basado en la nube para todo el proyecto.
"Todos están en la misma página y pueden acceder a la información más actualizada en tiempo real y planificar y realizar su trabajo con precisión sin depender de capas de comunicación fuera de línea".
-Jeff Milo, gerente sénior de programación, Landmark Properties
La empresa puede planificar supervisar y controlar todo el proceso mediante la incorporación de presentaciones y adquisiciones de materiales, inspecciones de la Ley de Discapacidades Estadounidenses (ADA), inspecciones de terceros, listas de verificación, inspecciones de primer trabajo, puntos de referencia de producción, maquetas y estándares de calidad (SOQ). horarios.
Estos procesos se llevan a cabo en varios puntos durante el proceso de construcción. Las visitas en el sitio a partir de los distintos miembros del equipo responsable de llevar a cabo las tareas están coordinados y alineados con los programas del proyecto.
Coordinar el tiempo de las tareas basado en el progreso de la construcción y los cronogramas de los equipos había sido un desafío en estos proyectos grandes y complejos. Ahora, la coordinación y la programación están completamente automatizadas con Oracle Primavera Cloud, lo que ahorra una cantidad significativa de tiempo en la planificación y coordinación de cada visita.
Las inspecciones internas de la ciudad, del estado y de terceros se pueden programar con seguridad con semanas de anticipación en lugar de solo unos días y no hay sorpresas ni errores en el tiempo.
“Todo el Programa de Gestión de la Calidad es más valioso con Oracle Primavera Cloud porque los componentes del programa siempre se realizan en el momento óptimo. Ahora, las personas adecuadas siempre aparecen cuando deberían ".
-Jeff Milo, Gerente Senior de Programación, Landmark Properties
Los miembros del equipo de administración de calidad de Landmark ahora pueden realizar un seguimiento fácil de las inspecciones, pruebas y otros componentes del programa en todos sus proyectos. La compañía dice que han mejorado su proceso de gestión de calidad general utilizando la solución de Oracle.
El poder de los datos
Como un profesional veterano de programación, Milo comprende lo importante que son los datos para la entrega exitosa de un proyecto. Él y su equipo han creado paneles de control personalizados mensuales para rastrear tanto el desempeño contra el cronograma como la calidad del cronograma en sí.
El equipo de operaciones de construcción de Landmark puede rastrear la calidad y el desempeño de sus cronogramas y subcontratistas, tanto proyecto por proyecto como a nivel de empresa, utilizando la codificación de actividades del cronograma específico junto con herramientas de análisis y verificación de estado de Oracle Primavera Cloud.
Ésta visibilidad admite en tiempo real la toma de decisiones relacionadas con la mejora de los proyectos de construcción y la optimización de los planes para la duración futura de los proyectos y la selección de subcontratistas.
Vista de Landmark Properties de Oracle Primavera Cloud
“Oracle Primavera Cloud ha avanzado mucho en el último año y ha sido una gran experiencia ser parte de ese progreso”, dice Milo. Encuentra que los miembros del equipo pueden utilizar la solución con relativa facilidad. "No es necesario ser un programador profesional para usarlo".
También es bastante fácil poner en marcha el software de programación en la construcción. Los gerentes de proyecto e ingenieros tienen acceso y propiedad para crear y mantener el cronograma sin esperar a que el programador los actualice.
Ésta propiedad ayuda al equipo del proyecto a comprender el proceso de planificación y el trabajo a un nivel más profundo con más planificación por adelantado, incluso antes de que comience el proyecto. La pantalla de la solución facilita su lectura y comprensión.
Los equipos pueden desglosar elementos para ver los detalles. Landmark Properties está ahorrando tiempo en la formación gracias a la interfaz más sencilla y a los datos organizados.
Verificación de estado del programa
"Medimos e informamos sobre el desempeño contra el programa utilizando una metodología de puntuación ponderada", dice Milo. La gerencia puede ver de un vistazo cómo van las cosas en cada proyecto.
Los elementos que mide el equipo de construcción de Landmark incluyen lo siguiente:
Inicios planificados vs. inicios reales
Finalizaciones planificadas vs. finalizaciones reales
Duraciones de las tareas planificadas vs. duraciones reales (teniendo en cuenta la cantidad y la tasa de producción y agregando el factor de riesgo)
La salud de cada proyecto se muestra mediante un color visual - gráfico codificado. Una puntuación por debajo de 50 se muestra en rojo, 50-65 en naranja, 65-85 en amarillo y 85 -100 se muestra en verde.
Un elemento se marca automáticamente como crítico si hay 22 días laborables o menos de flotación (es decir, puede convertirse en la ruta crítica dentro de un período de actualización).
Milo y su equipo asignan códigos de responsabilidad a cada actividad dentro del cronograma de la herramienta de Oracle, tanto por área funcional como mecánica, eléctrica y plomería como por subcontratista para capturas procesables. Éstas capturas rápidas ayudan al equipo de Milo a identificar y resolver rápidamente los cuellos de botella antes de que el proyecto se vea afectado negativamente, gracias a esta mayor visibilidad.
Actualmente, el panel de Oracle Primavera Cloud se crea mensualmente para cada proyecto. El equipo de operaciones de Landmark Construction está explorando oportunidades con el equipo de Construcción e Ingeniería de Oracle para automatizar éste proceso utilizando Primavera Analytics, la solución de inteligencia empresarial creada para proporcionar información sobre proyectos y carteras para identificar tendencias y problemas de manera proactiva.
Evaluación de la calidad del cronograma
Es importante no solo medir la salud de los proyectos, sino también la calidad de los cronogramas para seguir aprendiendo y creciendo como organización. Milo ha especificado elementos clave para llamar la atención y ayudar a generar un "puntaje". Éstos elementos resaltan problemas de calidad con el programa en sí.
1. Finales abiertos (sin sucesor)
2. Salidas abiertas
3. Finales abiertas (sin contingencias)
4. Flotación altas duraciones
5. Largas (cualquier cosa de más de 15 días levanta una bandera ya que ésta longitud es difícil de medir)
6. Retrasos (retrasos negativos)
¿Qué sigue para Landmark?
Landmark Properties está colaborando con el equipo de Construcción e Ingeniería de Oracle para especificar una funcionalidad adicional para Primavera Analytics que ayudará a respaldar las mejores prácticas en el monitoreo del estado del proyecto y el cronograma para mejorar el proceso y la administración del tablero.
La compañía planea crear paneles de control semanales junto con las actualizaciones del cronograma de su proyecto. El acceso a ésta valiosa información semanal reducirá aún más el riesgo al resaltar las áreas que necesitan atención con mayor frecuencia.
Milo también está entusiasmado con la incorporación de la herramienta de planificación ajustada incluida en Oracle Primavera Cloud en su plan de programación. “Para mí, el componente que falta en el proceso de plan de extracción/plan de trabajo semanal ha sido que no se relaciona directamente con el cronograma del método de ruta crítica (CPM)”, dice Milo.
“En el pasado, la industria de la construcción nunca ha visto los beneficios o las ramificaciones de hacer compromisos o no cumplirlos en el programa de CPM”, dice Milo.
Ahora, Landmark Properties puede vincular las tareas de su plan de trabajo semanal con las actividades de sus programas de CPM con la herramienta de programación Lean.
“Oracle Primavera Cloud nos permite ver directamente cómo el plan de trabajo semanal está impactando el CPM brindándonos una enorme cantidad de control sobre todo el proceso de construcción”, dice Milo.
Si tú al igual que Landmark Properties quieres innovar en la gestión de tus proyectos con las soluciones que Oracle ofrece, no dudes en contactarnos a info@systec.com.mx para brindarte asesoría personalizada y juntos encontrar la solución adecuada a tu proyecto.