En un proyecto de construcción, el objetivo de una buena comunicación es transmitir de manera precisa y clara la información que es fundamental para alinear a todos los involucrados para cumplir con los objetivos del proyecto. Para lograrlo es necesario tomar en cuenta a todos los que tengan participación en el proyecto e involucrarlos en las actividades correspondientes.
Una de las figuras que juega un papel importante es el personal de campo, ya que al ser quienes ejecutan el trabajo en sitio, el avance de sus actividades permitirá conocer cuál es el estatus del proyecto. Sin embargo, debido a que precisamente se encuentran realizando sus actividades remotamente, suelen tener complicaciones para poder reflejar el avance de manera inmediata.
Una “buena” comunicación incluye procesos que garantizan que la generación, recopilación, almacenamiento y distribución de la información sobre lo que está sucediendo en el proyecto sean adecuados, oportunos y actualizados. La clave de la comunicación con el personal de campo es buscar una herramienta que le permita tener acceso al proyecto fácilmente y en todo momento.
En el 2009 se realizó una encuesta a trabajadores involucrados en la construcción de un hotel en la Ciudad de México donde la pregunta clave fue: ¿Qué tan importante es la comunicación entre el ingeniero a cargo y el personal de campo para un mejor desempeño en las actividades asignadas? A esta pregunta los trabajadores respondieron que consideran que una buena comunicación es fundamental cuando existe interacción entre el ingeniero de proyectos, el residente de obra, los operadores, técnicos y el personal involucrado en campo. Si es buena, se lograrán cumplir las metas y objetivos del proyecto ya que les ayuda a entender realmente lo que se necesita hacer evitando confusiones.
Ventajas de una buena comunicación con el personal en campo:
Permite mantener el estatus del proyecto actualizado.
Propicia la toma de decisiones poniendo en sintonía al personal de campo con los administradores de proyectos.
Informa de manera oportuna los aspectos relevantes o cambios del proyecto, lo cual motiva al equipo para que se involucren en la consecución de objetivos.
Ayuda a minimizar errores, permitiendo que el personal de campo actualice por sí mismo su información.
Para la gestión correcta de la comunicación con el personal en campo es importante que el Project Manager consideré las siguientes 5 preguntas:
¿Qué información es esencial para el proyecto?
¿Quién requiere la información?
¿Cuándo se necesita recibir esta información?
¿En qué formato se debería facilitar esta información?
¿Quién debe ser el responsable de transmitir la información?
Los líderes de proyectos tienen la responsabilidad de planificar modelos de comunicación que sirvan de instrumentos para tener información clara, concisa y oportuna, proporcionar retroalimentación sobre los entregables y dar información sobre el rendimiento obtenido a la fecha para prevenir riesgos. Por eso la importancia de mantener una comunicación fluida con el personal de campo.
Si tienes dudas sobre cómo mejorar tus procesos de comunicación no dudes en escribirnos a info@systec.com.mx nosotros podremos ayudarte a encontrar la mejor forma de desarrollar la comunicación y gestionar tus proyectos.