La fase más anticipada en cualquier proyecto de construcción es la entrega final, pues es donde se materializa todo lo que alguna vez surgió como una simple idea. Lo ideal es que, durante el proceso, se haya seguido al pie de la letra cada una de las especificaciones escritas en el contrato; sin embargo, es posible que durante los recorridos finales aparezcan detalles importantes, que de no atenderse podrían transformar ese sueño en un desastre.
En estos casos es en donde entra en acción la lista de tareas pendientes, conocida como Punch List.
Pero, ¿qué es?
Una Punch List es un documento que facilita la tarea de reportar y enlistar por escrito cualquier trabajo que no se haya ejecutado conforme al contrato firmado. Esta situación puede atribuirse a una de las siguientes dos razones:
Normalmente, estos ajustes no suelen considerarse como una urgencia, ya que la mayoría se centran en cuestiones relacionadas con los acabados o los materiales utilizados. No obstante, es importante monitorear estas actividades para asegurar una entrega final exitosa.
Si desde la etapa de planificación se han detallado y especificado todas las actividades para su ejecución, entonces: ¿por qué se debe elaborar una Punch List?
Su objetivo es proporcionar una lista de verificación para los acabados finales. A través de este documento, se asegura que cada tarea cumplirá con las especificaciones del contrato inicial antes de la fecha de conclusión.
Además, con esta herramienta se logra determinar quién, dónde y cuándo se llevará a cabo cada tarea. De esta forma, cada uno de los trabajos pendientes queda detalladamente especificado, facilitando un enfoque adecuado para abordar cada situación.
En términos generales, una Punch List considera a los siguientes responsables para poder ser completada:
Es importante tener en cuenta que cada tarea pendiente debe incluir detalles como la fecha de identificación, el encargado de abordarla y el plazo de finalización. Se sugiere que este último esté dentro de las fechas establecidas para el proyecto.
Si bien, puede parecerlo, realizar esta lista no es tan complicado como suena. Aquí te van 5 consejos para ayudarte a tener una lista de pendientes adecuada a tu proyecto:
Documenta continuamente durante el desarrollo del proyecto para ahorrar tiempo y asegurar los plazos finales de entrega.
Asigna tareas al personal de acuerdo con las necesidades específicas del proyecto.
Sé claro en los detalles al definir lo que es y lo que debería ser en cada tarea o aspecto del proyecto.
Enriquece mediante la documentación visual, incluyendo imágenes y fotografías.
Para un control adecuado, utiliza herramientas que optimicen el proceso, como un software especializado; por ejemplo, monday.com.
Para este último consejo, adicional a todo lo que ya se ha hablado, aquí te decimos cómo generar una Punch List en monday.com:
Comienza con el registro de cada uno de los conflictos. Para esto, la plataforma cuenta con formularios diseñados para detallar las especificaciones de los problemas identificados. Este formulario puede compartirse de manera sencilla, incluso con personas que no tienen licencia, mediante un enlace, facilitando la captura eficaz de la información inicial.
Ahora bien, ¿en dónde se registra la información capturada a través del formulario?
Cada respuesta se registra como un elemento nuevo en la tabla principal de un tablero.
El tablero facilita incluir detalles sobre los conflictos con el propósito de realizar un seguimiento. Gracias a esta funcionalidad, puedes identificar de manera sencilla los conflictos completados, el tiempo que se está dedicando a resolverlos y quién es responsable de atenderlos.
Adicionalmente, al utilizar las columnas de personas, puedes configurar notificaciones que alerten de manera oportuna a los responsables de las tareas pendientes, garantizando que se resuelvan en tiempo y forma.
Y lo mejor, es que puedes obtener evidencia de los conflictos cerrados, gracias a la columna de archivos que te permite adjuntar cualquier tipo de archivo.
O si lo que te preocupa es asegurar que la información sea vista por las personas correctas, en monday.com puedes configurar los permisos necesarios para que solo los responsables (propietario, contratista, subcontratista y arquitecto) tengan acceso a dicha información.
Por último, al tener toda la información registrada, puedes proporcionar a los miembros del equipo una visión global de la Punch List. Esto se realiza a través de los paneles disponibles, los cuales permiten mostrar datos clave mediante gráficos o clasificando las tareas por categoría para una mejor comprensión.
En conclusión, la Punch List, es una herramienta sumamente útil para registrar y detallar tareas pendientes, lo que asegura que todo esté en órden según lo especificado en el contrato. Sin lugar a dudas, se convierte en un recurso esencial para actividades que van desde la identificación de conflictos hasta la asignación de responsabilidades.
Además, con monday.com, hacer todo esto es más fácil porque te ofrece funciones como formularios y tableros. En donde puedes agregar archivos y controlar quién ve qué, asegurando que estés al tanto de todo y compartiendo solo lo necesario.
Si deseas obtener más información sobre cómo crear tu Punch List o si tienes alguna pregunta sobre la plataforma y cómo puede beneficiar a tus proyectos de construcción, visita nuestro sitio web en www.systec-construction.com/monday-para-la-construccion o escríbenos a info@systec-construction.com para recibir atención personalizada.