Muchos proyectos de construcción e infraestructura se adjudican a través de concursos, cuyo objetivo principal es comparar diversas propuestas y fomentar la innovación. En estos concursos, las empresas presentan sus ideas y soluciones, buscando destacarse frente a sus competidores mediante la calidad, eficiencia y creatividad de sus propuestas.
Durante las primeras fases del concurso, las empresas licitantes se comunican con los proveedores mediante una invitación que contiene información detallada sobre los requisitos necesarios. Esta invitación especifica los criterios técnicos, financieros y operativos que deben cumplir las propuestas, y proporciona un marco claro para la preparación de ofertas competitivas.
Estas invitaciones son recibidas en el departamento comercial de la empresa proveedora, donde se registran detalladamente. Posteriormente, cada concurso es sometido a un proceso de evaluación. Este proceso incluye la revisión de los requisitos del concurso, la identificación de los recursos necesarios, y la elaboración de una propuesta que no solo cumpla con los criterios establecidos, sino que también ofrezca soluciones innovadoras y eficientes.
¿Qué herramienta puedo utilizar para optimizar este proceso?
monday.com facilita la gestión integral de concursos al monitorear las dos fases fundamentales: el registro y la evaluación:
Registro de concursos de licitación
Para gestionar eficazmente los concursos de licitación, es importante contar con un tablero dedicado que funcione como un “Inventario de concursos". Este tablero permitirá concentrar y organizar información clave, como:
ID de identificación
Nombre de la empresa
País de procedencia
Tipo de proyecto
Nombre de la persona que registra el concurso
Además, como parte del registro, es fundamental tener a la mano las “Fechas clave”, las cuales permiten visualizar los próximos pasos en el proceso. Es crucial gestionar eficazmente estas fechas importantes mediante la configuración de alertas, facilitando así una comunicación más eficiente con todos los involucrados.
Ahora bien, durante la fase de registro, debes considerar la posibilidad de no contar con la información clave necesaria para evaluar la participación.
Para lo anterior, monday.com ofrece la herramienta Formulario, la cual se puede configurar y personalizar según las necesidades de la empresa proveedora. Esto permite que el responsable del área comercial envíe rápidamente el enlace del formulario a la empresa licitadora para recopilar la información requerida de manera eficiente.
Es esencial tener una visión clara del avance en el proceso, y lograr esta visibilidad es fácil al incluir en tu tablero una columna que indique el porcentaje de avance. Esta columna proporciona una representación visual del progreso de cada etapa, facilitando la identificación rápida de áreas que podrían necesitar atención adicional.
Finalmente, asegurarse de tener a disposición la evidencia de toda la documentación enviada y recibida en cada fase es fundamental. Por lo tanto, resulta imprescindible contar con una columna específica en el tablero donde se pueda adjuntar y organizar la información relevante, garantizando así que las personas adecuadas tengan acceso a ella en el momento oportuno.
Esta práctica no solo facilita la gestión eficiente de la documentación a lo largo del proceso, sino que también fortalece la transparencia y la comunicación dentro del equipo.
Evaluación de los concursos de licitación
Durante esta fase, el objetivo primordial es evaluar la viabilidad económica del concurso en el que se está participando.
Las personas encargadas de esta tarea pueden optimizar su proceso mediante el uso de un tablero personalizado. Este tablero incluye etiquetas previamente configuradas que permiten calcular un score, alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Esta evaluación automatizada facilita la toma de decisiones sobre si es viable o no aceptar el concurso.
Al tener acceso directo a este sistema de puntuación, los equipos pueden tomar decisiones informadas y rápidas, asegurando que los recursos se asignen de manera eficiente a los proyectos más rentables y estratégicamente alineados.
Reporte de los resultados
Una vez registrada y analizada esta información, monday.com proporciona las herramientas necesarias para conectar los tableros creados y visualizar los datos de manera gráfica en un panel.
Con el panel podrás obtener información como:
Número total de concursos registrados.
Categorización por tipo de concurso o país de origen.
Concursos en proceso de evaluación.
Número de concursos asignados a cada responsable para evaluar.
Estado actual de los concursos.
En conclusión, las funciones que ofrece monday.com permiten una gestión y evaluación sencilla y eficiente de la participación en concursos de licitación. La plataforma organiza de manera clara toda la información relevante, facilitando la evaluación de cada concurso y asegurando que se tomen siempre las mejores decisiones estratégicas.
Gracias a sus herramientas avanzadas, es posible mantener un flujo de trabajo optimizado, garantizando que todos los datos importantes estén accesibles y bien gestionados, lo que a su vez mejora la capacidad de respuesta y la competitividad en el mercado.
Si deseas obtener más información sobre esta solución o tienes alguna pregunta sobre cómo la plataforma puede beneficiar tu participación en concursos de licitación, visita nuestro sitio web en www.orkesta.net/monday-construction o escríbenos a info@systec-construction.com para recibir atención personalizada.