La revisión de documentos puede volverse un desastre si se lleva en diferentes sistemas y si el proceso con el que pretende gestionarse es demasiado complejo. Esto no solo hace difícil coordinarse y mantener las cosas claras, sino que también puede causar confusión y demoras en tu proyecto.
Por eso, es importante simplificar y unificar el procedimiento para que todo funcione de manera más fácil y eficiente.
Observa la siguiente imagen, por ejemplo:
Dar seguimiento a un diagrama de flujo de este tipo podría resultar un poco confuso. Por esta razón, en nuestro artículo te compartiremos algunas recomendaciones para crear un flujo que sea tanto simple como funcional, utilizando una herramienta especializada en este tipo de procesos, como lo es Aconex con el módulo Workflows.
Recuerda, un flujo de trabajo es una representación paso a paso de un proceso. Para garantizar un monitoreo efectivo, es esencial que contenga los siguientes tres elementos:
En el contexto de un proyecto de construcción, se aplican diversos procesos, como la creación de iniciativas, la identificación de incidentes o la gestión de la distribución de trabajo en el equipo. No obstante, nuestra atención se centrará en los procesos de revisión documental, ya que precisamente son estos los que constituyen la especialidad distintiva de Aconex.
¿Por qué hacer énfasis en un proceso de revisión de documentos?
El objetivo es encontrar una vía eficiente para contestar las siguientes preguntas:
¿Cuál es el estatus de la revisión?
¿Todos siguen el proceso correcto?
¿Cómo puedo dar seguimiento a las revisiones de mis documentos?
Para abordar estas inquietudes, Aconex cuenta con un módulo de flujos de trabajo que facilita la creación de diagramas de carriles para tu proceso, lo que simplifica la visualización de quién es responsable de cada paso.
Entre las ventajas principales de este módulo podemos destacar las siguientes:
1. Proporciona la flexibilidad necesaria para diseñar plantillas adaptadas a cualquier proceso de revisión o aprobación de documentos. Estas plantillas poseen su propio conjunto de estados del proceso, permitiéndote asignar una duración específica a cada paso, establecer pasos en paralelo y definir las acciones requeridas en caso de que algún paso sea rechazado.
2. Como revisor, contarás con la capacidad de realizar anotaciones, adjuntar archivos y aplicar markups a los documentos que formen parte integral del proceso. Esto no solo amplía tus opciones para proporcionar comentarios precisos, sino que también te permite enriquecer la colaboración al agregar contextos adicionales o recursos complementarios.
3. Y si lo que necesitas es gestionar el estatus del proceso, Aconex cuenta con 3 reportes predefinidos diseñados para proporcionar esta valiosa información. Estos informes son los siguientes:
Revisión de estatus: Contiene información detallada del flujo de trabajo.
Revisión de estatus extendida: Al igual que en el caso anterior, muestra a través de columnas la información del flujo de trabajo y del documento que forma parte de él.
Estado de revisión del flujo de trabajo: Indica la cantidad de documentos dentro de cada flujo de trabajo pero sin mostrar su información individual.
En conclusión, simplificar los procesos de revisión de documentos significa que tus equipos podrán abordar tareas importantes de manera más fácil y comprensible, evitando complicaciones que podrían surgir de la dispersión de información o de hacer los flujos de trabajo demasiado complicados.
El uso de herramientas especializadas, como Oracle Aconex, no solo hace más fácil la realización de tareas específicas, sino que también ofrece una visión más clara de cómo van los procesos y del progreso general del proyecto. Los detalles, informes personalizables y funciones específicas de cada módulo proporcionan transparencia, permitiendo tomar decisiones informadas y actuar de manera rápida y precisa ante cualquier desafío o cambio en el proyecto.
Ahora que ya sabes que esta herrmaienta puede ayudarte, te invito a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/oracle-aconex, o bien a través de info@systec-construction.com, donde atenderemos todas tus dudas.