En cualquier proyecto es necesario llevar una correcta administración documental para que todos los archivos relacionados con los contratos sean correctamente distribuidos y recepcionados entre los involucrados.
Una herramienta muy utilizada en la gestión documental son los llamados “transmittals”. Seguramente en más de una ocasión has escuchado el término, y es que es bastante común al incursionar en cualquier tipo de proyecto, pero ¿qué son y por qué son importantes?
Estos son considerados una de las formas de comunicación más efectivas en los proyectos; garantizan que los documentos que se están entregando estén bien hechos y además proporcionen la información real e indispensable entre los diferentes involucrados.
En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre los transmittals y porque su empleo hace más sencilla y eficiente la colaboración con tu equipo.
¿Qué es un transmittal?
Un formato que se envía junto con otros documentos del proyecto como planos, especificaciones, contratos, informes, guías, RFI, entre otros, para mostrar formalmente cuándo, a quién, y por qué se envía dicha información.
¿Por qué es importante?
Su importancia radica en la efectiva comunicación que proporciona entre los involucrados; además de que gracias a su trazabilidad permite llevar un registro detallado de la información enviada de una parte a la otra.
Por los beneficios que ofrecen, se ha buscado que su proceso se digitalice con el objetivo de acelerar su desarrollo y reducir riesgos y costos, logrando así que con las herramientas de gestión documental puedas:
Automatizar la creación de transmittals.
Personalizar formularios asociados con la marca de tu empresa.
Adjuntar cualquier tipo de archivo.
Administrar y organizar integralmente los transmittals de tu proyecto.
Conocer de manera precisa los detalles del proyecto.
Tener un archivo seguro, eliminando el riesgo de documentos perdidos o dañados.
Con Aconex, una plataforma de Oracle en la nube para la gestión documental, puedes compartir de manera rápida, sencilla y eficiente tus archivos, como planos, dibujos, RFI, informes, manuales, etc.
Una de las ventajas que tiene esta herramienta es que el proceso para crear un transmittal consta de 3 sencillos pasos:
Desde tu registro documental ubica los documentos a compartir.
Crea el transmittal y llena los campos con la información de quién lo envía, a quién se dirige, así como el propósito de envío.
Envía y posteriormente revisa el registro de respuestas en la cadena creada en correos.
El uso de Aconex te ofrecerá beneficios como la automatización de la creación del transmittal, acceso a la documentación transmitida en cualquier momento y lugar, así como el contar con un archivo seguro y actualizado en la nube, eliminando el riesgo de documentos perdidos.
Ahora que sabes que los transmittals y Aconex pueden ayudarte a asegurar la comunicación bilateral en tu proyecto, además de llevar un correcto control documental, te invito a conocer más del tema, en nuestro sitio web https://www.systec-construction.com/primavera-aconex, o bien a través de info@systec.com.mx, donde atenderemos todas tus dudas.